Privacyverklaring ServiceSeintje

Voor gegevens die wij voor onze eigen doeleinden gebruiken — accountbeheer, facturatie, beveiliging en support — is Louis Digital Solutions verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens die jij als zakelijke gebruiker in ServiceSeintje invoert over je eigen klanten ben jij verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker; daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst. Onze volledige bedrijfsgegevens, inclusief KVK- en btw-nummer, vind je op bedrijfsgegevens.

• Account- en profielgegevens: voornaam en e-mailadres van de gebruiker.
• Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, standaard onderhoudsinterval en een eventueel antwoordadres voor klantmails.
• Authenticatie en beveiliging: gegevens die nodig zijn om in te loggen en een sessie veilig te houden, en vastlegging van het akkoord op onze juridische documenten (welke versies, door welke gebruiker, voor welk bedrijf en op welk moment).
• Abonnement en billing: status van proefperiode, abonnement of een toegekende Pilot Pro, betaalreferenties en facturatiestatus. De betaling zelf loopt via Stripe; wij bewaren geen volledige kaartgegevens.
• Contact en support: naam, e-mailadres, eventuele bedrijfsnaam, onderwerp, bericht en — bij een melding vanuit de ingelogde omgeving — het paginapad en een schermafbeelding die je zelf vrijwillig bijvoegt.
• Technische en applicatiefoutinformatie: voor zover die daadwerkelijk wordt verwerkt, zoals route of paginapad, foutmelding en technische context van een fout, voor beveiliging en foutopsporing.

Als zakelijke gebruiker voer je zelf gegevens in ServiceSeintje in. Daarbij horen:

• Namen, contactgegevens en adressen van je klanten en contactpersonen.
• Installaties en service-items, inclusief merk, model, plaatsingsdatum en interval.
• Onderhoudsdata, notities, foto's van installaties en vastgelegde contactmomenten.
• Automatiseringsinstellingen en de sjablonen voor herinneringen.
• De inhoud en het onderwerp van uitgaande herinneringen en follow-ups, plus verzendstatus en tijdstippen.
• Een handmatig of via de applicatie vastgelegde reactie-status van een klant. Wij lezen inkomende e-mail van jouw klanten niet automatisch uit.

• Uitvoering van de overeenkomst: het leveren van ServiceSeintje, het bijhouden van onderhoudsmomenten, het versturen van handmatige en — bij Pro of Pilot Pro — geautomatiseerde herinneringen volgens jouw instellingen, accountbeheer en facturatie.
• Wettelijke verplichting: onder andere de fiscale bewaarplicht voor onze administratie.
• Gerechtvaardigd belang: beveiliging en misbruikpreventie, betrouwbaarheid en foutopsporing, het afhandelen van supportvragen en het verbeteren van de dienst op basis van feitelijk gebruik en meldingen.

Wij gebruiken je gegevens niet voor marketingprofielen of advertenties en vragen daar dus ook geen toestemming voor.

• Supabase — database, opslag en authenticatie.
• Resend — bezorging van e-mail.
• Lovable — hosting, build en infrastructuur van de applicatie, en waar van toepassing de infrastructuur of gateway waarlangs applicatie- of e-mailverkeer loopt.
• Stripe — abonnementen en betalingen voor onze eigen contract- en facturatieverwerking. Stripe kan voor bepaalde betaalverwerkingen ook eigen verantwoordelijkheden en rollen hebben op grond van de eigen voorwaarden en regelgeving.

Deze partijen worden uitsluitend ingeschakeld om ServiceSeintje te kunnen leveren. Met partijen die daarbij persoonsgegevens namens ons verwerken maken wij passende afspraken en gebruiken wij de waarborgen die de AVG voorschrijft.

Sommige dienstverleners kunnen gegevens (mede) buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, bijvoorbeeld voor infrastructuur of ondersteuning. Voor zover dat gebeurt, vindt dat plaats op basis van een mechanisme dat de AVG toestaat: afhankelijk van de leverancier kan dat een adequaatheidsbesluit zijn, het EU-U.S. Data Privacy Framework en/of de EU Standard Contractual Clauses. Wij claimen geen eigen certificering. Wil je weten welke waarborgen op dit moment per leverancier gelden, neem dan contact met ons op.

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig is. Wij hanteren deze criteria:

• Contract-, account- en servicegegevens: gedurende de overeenkomst en daarna zolang nodig voor afwikkeling, wettelijke verplichtingen en de normale beveiligde back-upcyclus.
• Financiële administratie: volgens de wettelijke fiscale bewaartermijn.
• Support- en contactberichten en foutlogging: zolang redelijk nodig voor afhandeling, beveiliging en betrouwbaarheid van de dienst.
• Gegevens die je namens je eigen klanten invoert: zolang je die zelf in ServiceSeintje bewaart. Na beëindiging worden die volgens de keuze in de verwerkersovereenkomst teruggegeven of verwijderd, waarbij back-ups tijdelijk nog gegevens kunnen bevatten tot die volgens de normale cyclus worden overschreven.

Wij noemen bewust geen exacte verwijdertermijnen die wij technisch niet garanderen.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Op hoofdlijnen: toegang is beperkt tot wie die nodig heeft, gegevens van verschillende bedrijven zijn van elkaar gescheiden via afdwingbare toegangsregels in de database, verbindingen zijn versleuteld en bestanden zoals installatiefoto's en supportbijlagen staan in private opslag. Om de beveiliging niet te ondermijnen geven wij hier geen gedetailleerde inrichting prijs.

ServiceSeintje gebruikt alleen strikt noodzakelijke cookies en lokale opslag: het bewaren van je ingelogde sessie en een voorkeur voor de weergave van de navigatie. Wij gebruiken geen analytics-, tracking- of advertentiecookies. Daarom is er geen cookiebanner nodig.

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering en beperking van de verwerking, het recht bezwaar te maken en, waar van toepassing, het recht op dataportabiliteit. Gaat het om gegevens die een zakelijke gebruiker in ServiceSeintje heeft ingevoerd? Neem dan eerst contact op met dat bedrijf; wij verwerken die gegevens namens hen en verwijzen betrokkenen door. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Vragen over deze privacyverklaring of over je gegevens? Gebruik het contactformulier. Wij reageren zo snel mogelijk.